Wiedza
Polski
© 2024 Nowy Styl
Powrót

Jaki, jaka, jakie? Dopasuj swoje biuro w trzech krokach

  • Jaki, jaka, jakie? Dopasuj swoje biuro w trzech krokach

W tym artykule przedstawimy podstawowe zależności pomiędzy trybem pracy, a modelem biura i jego aranżacji. Oto 3 podstawowe pytania, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, aby w sposób świadomy zaaranżować biuro, które będzie dopasowane do potrzeb danej organizacji i jej pracowników.
 
Różnice między trybem pracy, charakterem aktywności i modelem aranżacji przestrzeni biurowej najlepiej zobrazują odpowiedzi na trzy pytania: Jaki? Jaka? Jakie?

Krok 1: JAKI jest tryb pracy moich pracowników?

  • Jaka jest polityka całej organizacji? – czy pracodawca zgadza się na pracę zdalną/hybrydową, czy firma posiada regulacje związane z pracą zdalną itp.?
  • Jakie obowiązki realizują pracownicy – czy ich część można wykonać poza przestrzenią biurową nie tracąc na efektywności? Czy jednak biuro zapewni w tym wypadku lepsze efekty ?
  • Czy w codziennej pracy pracownicy korzystają ze specjalistycznego sprzętu lub narzędzi (np. komputer stacjonarny)

Uzyskane odpowiedzi pozwolą na podjęcie decyzji – jaki tryb pracy powinni realizować pracownicy.

TRYB PRACY
 

PRACA STACJONARNA
Tryb pracy osób, które ze względu na pełnione obowiązki i charakter pracy np. używanie specjalistycznego sprzętu, obrót dużą ilością dokumentów, itp., nie mogą pracować w dowolnym miejscu np. w domu. Dotyczy też organizacji, które świadomie podjęły decyzje o pracy w tym trybie.

PRACA HYBRYDOWA
Tryb pracy osób, które część obowiązków mogą wykonywać w dowolnym miejscu np. w domu i jest to efektywne.

PRACA ZDALNA
Tryb pracy osób, które mogą pracować całkowicie poza przestrzenią biurową, najczęściej freelancerzy.

Krok 2: JAKA jest główna aktywność podejmowana w przestrzeni biurowej?

  • Jaki jest charakter aktywności pracowników?
  • Czy przeważa praca w grupie, czy indywidualna?
  • Która aktywność dominuje w ich codziennej pracy?
  • Po co pracownicy będą przychodzić do biura?
  • Realizację jakich aktywności ma wspierać przestrzeń biurowa?

Pytanie „Jaka?” – a zwłaszcza jej rozwinięcia - to ważne pytania, które powinny zadać sobie osoby decyzyjne w firmie. Uzyskane odpowiedzi prowadzą do decyzji o obszarach biurowych, co stanowi podstawę jego późniejszej aranżacji funkcjonalnej.

  • 4 obszary

    W każdej przestrzeni biurowej powinny znajdować się 4 obszary: administracji, koncentracji, komunikacji i regeneracji, a ich proporcja zależy od trybu pracy i charakteru aktywności najczęściej podejmowanych przez pracownika.

Aktywności, które pracownicy podejmują w przestrzeni biurowej możemy podzielić na:
  • rutynowe – tj. administracja i praca indywidualna – przeważają w firmach, w których działania administracyjne tj. pisanie maili, wypełnianie dokumentów, praca w programach firmowych, czy obrót danymi, stanowią podstawę obowiązków pracownika. To również główny obszar w organizacjach, gdzie pracownicy pracują głównie w pojedynkę i nie potrzebują wielu okazji (i przestrzeni) do komunikacji;
  • koncepcyjne i twórcze – to aktywności reprezentowane przez firmy, które swoje działania opierają na budowaniu relacji, wymianie myśli i informacji. To podstawowa aktywność organizacji, gdzie komunikacja i kształtowanie relacji odgrywają największe znaczenie.
  • mieszane – charakter pracy, który łączy w sobie zarówno aktywności rutynowe, jak i te oparte na komunikacji i kreacji.

Krok 3: JAKIE biuro?

Wybór modelu aranżacji przestrzeni biurowej to ostatni punkt procesu decyzyjnego. Mając odpowiedzi na pytania: jaki jest tryb pracy pracowników i jaką aktywność będą wykonywać w biurze, możemy podjąć decyzję na temat tego jak zaaranżować przestrzeń. Celem jest, aby biuro wspierało, a nie ograniczało pracowników, oraz umożliwiało im efektywne wykonywanie codziennych obowiązków.

Biuro komórkowe

to biuro, w którym realizowane są przede wszystkim obowiązki administracyjne, zatem jego największą część zajmuje obszar administracji, w którym realizowane są takie aktywności jak praca przy biurku, czy operacje techniczne. To charakter aranżacji, który zapewnia największą prywatność i możliwość wydzielenia własnej przestrzeni.

Biuro open space

brak ścian daje możliwość wprowadzenia nowych stref, których zadaniem jest zwiększanie i poprawa wydajności, motywacji i przede wszystkim samopoczucia pracowników. W biurach open space wzrasta rola obszaru komunikacji, czyli znajdujemy tam więcej: miejsc do spotkań formalnych, salek konferencyjnych, czy miejsc do szybkich, krótkich konsultacji.

Biuro strefowe

zapewnia stałe i przypisane miejsce pracy dla każdego pracownika, umiejscowione na otwartej przestrzeni. Dodatkowo pracownik może korzystać z różnorodnych, dodatkowych przestrzeni, których zadaniem jest poprawa i wsparcie konkretnych aktywności oraz realizowanych obowiązków. Na przykład jeżeli w danej firmie współpraca jest istotnym elementem, to w przestrzeni biurowej odnajdziemy wiele stref do spotkań.

Biuro Activity Based Working

biuro zorganizowane wedle tej koncepcji skłania pracownika do ruchu. W związku z tym pracownicy nie mają przypisanych stanowisk pracy, a ich liczba nie jest równa liczbie wszystkich pracowników. W przestrzeni biurowej znajdziemy miejsca przystosowane do realizacji konkretnych obowiązków oraz takie strefy jak: salki do spotkań z klientami/współpracownikami, wyciszone budki telefoniczne czy focus room’y. Taka organizacja biura poprawia interakcję między pracownikami. Dodatkowo podnosi autonomię pracowników, zwiększa możliwość wyboru, a także gwarantuje miejsce do pracy w skupieniu.

Biuro hybrydowe

– Communication Hub – zmienia swoją funkcję. Promowane są w nim takie wartości jak komunikacja, kooperacja, kultura i atmosfera firmowa oraz budowanie relacji interpersonalnych. W biurze hybrydowym liczba stanowisk pracy nie jest równa liczbie pracowników (wprowadzenie idei desk sharingu), a obowiązki administracyjne, wymagające koncentracji czy skupienia mogą być realizowane poza biurem, np. w domu. Biuro jest miejscem spotkań i pracy zespołowej.

Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, który tryb pracy, dominująca aktywność czy model aranżacji funkcjonalnej przestrzeni jest najlepszy. Wszystkie możliwości mają swoją wartość i potencjał oraz pozwalają na efektywne wykonywanie różnych aktywności.

To jaki tryb pracy, charakter aktywności i organizacji pracy oraz model aranżacji funkcjonalnej biura wybierzesz nie powinno być podyktowane aktualną modą. To ważna decyzja, której efekt powinien być dopasowany do firmy i jej pracowników. Mógł się o tym przekonać jeden z naszych klientów, który założył wprowadzenie hybrydowego modelu biura, biorąc pod uwagę jedynie fakt, że część pracowników pracowała w trybie hybrydowym. Niestety – kultura organizacji i dominujące aktywności podejmowane przez pracowników (praca indywidualna i twórcza) nie tylko nie pozwalały na wprowadzenie większości założeń modelu, a przede wszystkim sprawiły, że pracownikom było bardzo trudno odnaleźć się w nowej przestrzeni. Razem z klientem wróciliśmy do pytań: „Jak? Jaka?” i wspólnie odnaleźliśmy odpowiedź na pytanie: „Jakie biuro będzie wspierało pracowników i pozwalało im na efektywne wykonywanie codziennych obowiązków?”. Jak widać - nawet „najlepsze” warunki, lecz nieodpowiednio dobrane, będą ograniczać i szkodzić zamiast usprawniać i wspierać.

Planujesz nowe biuro?

Skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy pomogą Ci przygotować biuro dostosowane do nowej rzeczywistości i potrzeb Twoich pracowników.

Napisz do nas