Biuro to miejsce, w którym pracują ludzie i to oni są jego głównymi użytkownikami. Czasem to oczywiste stwierdzenie, wydaje się być jednak pomijane w procesie aranżacji przestrzeni biurowej. Firmy, które projektując swoje nowe biuro, zapominają o użytkownikach, narażają się na spore straty. Straty w ludziach.
Człowiek z natury zazwyczaj negatywnie nastawia się do zmian, ponieważ wydaje mu się, że straci poczucie bezpieczeństwa związane z funkcjonowaniem w dobrze znanym otoczeniu. Również przy zmianie biura lub rearanżacji obecnej przestrzeni, pojawić się może opór ze strony pracowników. Najlepszą metodą używaną w zarządzaniu zmianą jest zaangażowanie pracowników w proces, po to, by czuli się współtwórcami projektu.
Zgodnie z ideą projektowania zwaną human centered design, to użytkownik stoi w centrum, a jego potrzeby i oczekiwania są najważniejsze. Koncepcja ta charakteryzuje się kreatywnym podejściem do poszukiwania najlepszych rozwiązań, które sprawią, że projekt będzie maksymalnie dopasowany do realnych potrzeb jego użytkowników. Zaangażowanie pracowników w proces aranżowania nowej przestrzeni biurowej może mieć wiele wymiarów.
Firmy często organizują międzyzespołowe grupy projektowe, z którymi konsultowane są założenia nowego biura oraz projekty aranżacji. Warto wyselekcjonować z tej grupy kilku przedstawicieli, którzy będą tzw. ambasadorami zmiany, czyli osobami, które propagują zmiany oraz są łącznikiem pomiędzy szeregowymi pracownikami a kadrą zarządzającą, podejmującą finalne decyzje w projekcie.
Często również daje się ludziom możliwość współtworzenia projektu poprzez konkursy na nazwy sal spotkań czy też motyw przewodni wybranych części biura. Efektem tego może być zaaranżowanie np. kantyny w stylu amerykańskiego baru, miejsca spotkań z fototapetą konstelacji gwiazd, czy też strefy relaksu pełnej zieleni i ukrytych w niej hamaków.
Niezwykle istotna jest tutaj również komunikacja wewnętrzna kierowana do pracowników. Jako, że ludzie z zasady boją się nieznanego, warto zawczasu rozwiać wszystkie pojawiające się wątpliwości. Systematyczne komunikowanie kolejnych etapów projektu, połączone z zaangażowaniem pracowników na etapie koncepcyjnym sprawi, że poczują się oni współtwórcami idei, co obniży ich dyskomfort i stres związany z nieznanym.
Obecnie zwiększa się świadomość tego, jak powinny wyglądać nowoczesne przestrzenie biurowe. Tym samym przed pracodawcami stawiane są coraz wyższe wymagania względem miejsca pracy. I nie chodzi tu jedynie o poczucie estetyki, ponieważ znacznie częściej podkreślane są pozytywne aspekty pracy w odpowiednich warunkach. Usprawnienie komunikacji, możliwość pracy w skupieniu, lepsze samopoczucie, większa motywacja i chęć do pracy – to najważniejsze efekty pracy w dobrze zaprojektowanym biurze. Odpowiednio zaaranżowana przestrzeń wspiera pracowników w kreowaniu nowych pomysłów i realizowaniu zadań, dlatego o biurze warto myśleć jak o inwestycji.
Pracownicy stanowią największy kapitał firmy i to oni pracują na sukces organizacji. Przyjazne i dobrze zaprojektowane biuro, w którym centrum stoją potrzeby ludzi, ma szanse stać się przewagą konkurencyjną oraz wpływać na efektywne funkcjonowanie całej organizacji.