Biorąc pod uwagę fakt, że wynagrodzenia pracowników są najwyższym kosztem prowadzenia firmy (stanowiącym 60-80% wartości kosztów operacyjnych) – to dość ryzykownym przedsięwzięciem jest tworzenie środowiska pracy przeznaczonego dla użytkownika bez jego wiedzy oraz jakiejkolwiek formy uczestnictwa w projekcie. Warto dodać, iż w biurach, w których w tworzenie projektu aranżacji zaangażowano pracowników efektywność wzrosła (G. Frątczak 2015).

Pracowników można włączyć w proces tworzenia nowej przestrzeni przede wszystkim poprzez przeprowadzenie badań obecnego miejsca pracy. Takie badania obejmują m.in.: określenie poziomu satysfakcji z obecnego biura, czy też jego dostosowania do potrzeb wynikających ze specyfiki pracy. Sponsor projektu i zespół projektowy także skorzystają na takim badaniu ponieważ dzięki niemu dowiedzą się m.in. jaki jest poziom wykorzystania przestrzeni biurowej. 

Coraz więcej organizacji decyduje się na takie podejście do tematu, w związku z czym do tej pory przebadaliśmy już kilka tysięcy pracowników. Ale nie zawsze jest tak różowo. Zgłaszają się też do nas firmy, które nie zdecydowały się na włączenie pracowników w proces tworzenia nowego biura i po przeprowadzce borykają się z ogromnymi problemami związanymi z utrzymaniem pracowników, którzy nie są zadowoleni z nowego biura. Zdarza się nawet, że niektórzy z tego powodu decydują się na zmianę pracy. Dzieje się tak, kiedy podczas realizacji projektu firma skupia się na jednym aspekcie biura: MIEJSCU. Podczas gdy, kluczem do sukcesu jest podejście kompleksowe, które zakłada także uwzględnienie PROCESÓW (np. biznesowych które mają być realizowane w nowym biurze) oraz LUDZI (ich satysfakcji, efektywności).

Przechodząc do konkretów najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest organizacja kompleksowego procesu przeprowadzki do nowego biura. Workplace Change Management trwa od początku projektu aż do jego zakończenia. Można go realizować razem z badaniami, ale także niezależnie od nich. Dlaczego warto pomyśleć o takim działaniu? Gdyż wprowadzając jakąkolwiek zmianę trzeba przekonać ludzi, aby porzucili to co dobrze znają dla tego, czego jeszcze nie znają i czego się obawiają.

Oto główne trendy jakie obecnie obserwujemy w biznesie:

• Przejście z pracy rutynowej do pracy koncepcyjnej/twórczej
• Poszukiwanie innowacji na każdym polu, co wiąże się z wcześniejszym punktem
• Nacisk na zwiększanie zaangażowania pracowników
• Walka o przyciągnięcie i zatrzymanie talentów
• Employer branding
• CSR, sustainability
• Elastyczność: przestrzeni, formy, czasu i miejsca pracy

Od początku XX wieku przestrzeń biurowa ewoluowała razem ze zmieniającymi się trendami biznesowymi i społecznymi. Biuro jest swoistym katalizatorem zmian w Organizacji, co oznacza, że z powodzeniem można wykorzystać jego aranżację do wspierania zmian w Organizacji (F. Duffy, 2005). Natomiast należy pamiętać o tym, że zmiana wprowadzona w samej aranżacji (np. przejście na open-space) czy też zmiana koncepcji pracy (np. Activity Based Working, Desk-sharing,) wymaga dogłębnego przemyślenia.

Jak widać na pierwszej ilustracji zmiana wywołuje w ludziach różne postawy, do tego dochodzi cała gama emocji, co odbija się na ich efektywności. W naszych dedykowanych projektach Workplace Change Management skupiamy się na dwóch podstawowych aspektach: uczestnictwie i komunikacji.

Realizując proces podejmujemy różnorodne działania dopasowane do specyfiki klienta nakierowane na:

• przygotowanie procesu komunikacji zmian
• zaangażowanie ludzi w projekt oraz wspieranie ich w przechodzeniu przez kolejne etapy
• przygotowanie managerów i zespołu
• projektowego do procesu
• wzmacnianie pozytywnych postaw związanych z nowym biurem/stylem pracy
• wspieranie adaptacji pracowników w nowej przestrzeni

W związku z powyższym uważam, że warto pomyśleć o Workplace Change Management, gdyż prawda jest taka, że bez względu na to jak dobrze jest zaprojektowane nowe biuro, sukces projektu zależy od akceptacji nowej przestrzeni przez pracowników. Według badań Management Today Magazine (2003) 97% respondentów uważa, że wygląd ich miejsca pracy jest symbolem tego czy są doceniani przez swojego pracodawcę czy też nie.

Ponadto przestrzeń biurowa w 24% wpływa na satysfakcję pracowników z pracy, w 5% na ich produktywność indywidualną, a 11% na ich produktywność zespołową. To są realne zyski dla przedsiębiorstwa i wartość dodana jaką można osiągnąć w procesie aranżacji nowego miejsca pracy. Nigel Oseland współzałożyciel Workplace Consulting Organisation uważa, że „5% wzrost produktywności pracowników może pokryć koszty utrzymania przestrzeni biurowej”. Dodatkową motywacją może być też fakt, że: “Jeśli nie zarządzimy zmianą, to ona zarządzi nami”.