Według naszych badań średni poziom zajętości biurek to 45%. Czy współczesne organizacje są w stanie finansować tyle niewykorzystanej przestrzeni? Firmy coraz częściej rozważają wprowadzenie desk-sharingu, biorąc pod uwagę nie tylko argument ekonomiczny, ale wolne miejsce, które można spożytkować w zdecydowanie lepszy sposób.
Przychodzisz rano do pracy. Wchodzisz do biura i od razu kierujesz się w stronę swojego lockersa – szafki, w której trzymasz wszystkie rzeczy. Zabierasz laptopa i potrzebne Ci dokumenty, bo dzień rozpoczynasz od spotkania z szefem. Idziesz prosto do zarezerwowanej wcześniej sali. Po spotkaniu jesteś umówiony na rozmowę z klientem. Przysiadasz na sofie, przeglądasz notatki na laptopie, by przygotować się do rozmowy i idziesz do budki telefonicznej, skąd dzwonisz do klienta. Po zakończeniu chcesz odpisać na kilka maili. Masz także raport do zrobienia. Nie potrzebujesz do tego wyjątkowej ciszy, więc udajesz się w stronę open space. Siadasz przy dowolnym wolnym biurku, podłączasz laptopa i otwierasz skrzynkę mailową…
Tak może wyglądać część dnia pracy w środowisku desk-sharing. To rozwiązanie, oparte na idei współdzielenia, które coraz częściej można spotkać w elastycznych biurach. Dziś, w dobie trendu dzielenia się różnymi dobrami – samochodem, zakwaterowaniem czy usługami – korzystanie z jednego biurka przez różne osoby przestaje dziwić, choć nadal wywołuje sporo obaw i wątpliwości. Przede wszystkim dlatego, że jest błędnie kojarzone ze stratą własnego stanowiska pracy.
W rzeczywistości desk-sharing to szersza idea, która oferuje różne udogodnienia w przestrzeni firmowej i stanowi zysk dla pracownika. Zgodnie z tą koncepcją efektywne i komfortowe wykonywanie pracy w biurze nie polega na posiadaniu własnego biurka, ale dostępie do różnych miejsc, w których można zrealizować dane zadanie. Dlatego przy wdrażaniu takiej koncepcji należy zaprojektować dodatkowe strefy do pracy – miejsca do rozmów telefonicznych, pokoje do pracy w ciszy, strefy spotkań nieformalnych, sale przeznaczone do małych spotkań, strefy kreatywne czy miejsca pracy projektowej.
Skąd pomysł na desk-sharing? Źródłem inspiracji tej idei jest hot bunking funkcjonujący kiedyś na większości okrętów wojennych, a dziś spotykany głównie na łodziach podwodnych. Przestrzeń tam jest na wagę złota i pożytkuje się ją przede wszystkim na przechowywanie broni. Ponieważ marynarze pracują w systemie zmianowym i zawsze pewna część załogi pełni wartę, na okręcie jest mniej koi niż wszystkich osób. Marynarze korzystają z nich na zmianę, dzięki czemu łóżka są stale wykorzystywane i zawsze ciepłe – stąd nazwa hot bunk („gorąca koja”). Liczba koi jest zależna od systemu zmianowego obowiązującego na okręcie – zazwyczaj jest to jedna koja na 2–3 marynarzy. Rozwiązanie to pozwala zminimalizować miejsce potrzebne do spania, a zaoszczędzone metry kwadratowe wykorzystać na inne cele. Idea współdzielenia przestrzeni przeniosła się na grunt biurowy w postaci hot-deskingu i pojawiała w różnych odsłonach w latach 80. i 90. Wczesna chęć jej wdrożenia była jednak utrudniona przez niski poziom technologii i brak narzędzi do efektywnej pracy z dala od stałego stanowiska pracy.
Biurko nie jest najlepszym miejscem do wykonywania wszystkich zadań w pracy – to główne motto, jakie przyświeca idei desk-sharingu. Nienaturalnym jest spędzanie 8 godzin przy biurku i sprawne wykonanie wszystkich obowiązków.
Zastanówmy się, jak pracujemy w domu? Jeśli opracowujemy ważny projekt, zazwyczaj siadamy przy stole; czytamy, siedząc na kanapie czy w fotelu; w ciszy myślimy nad jakąś koncepcją, przyjmując wygodną pozycję. Współczesne koncepcje promują taki styl pracy także i w biurze. Kiedyś robiliśmy wszystko, siedząc przy biurku – prowadziliśmy rozmowy telefoniczne, pisaliśmy maile, pracowaliśmy z dokumentami, zastanawialiśmy się nad nowym pomysłem. Dziś projektuje się miejsca zapewniające optymalne warunki do wykonywania tych zadań, więc biurko przestaje odgrywać swą dawną wielofunkcyjną rolę.
Drugim założeniem desk-sharingu są względy ekonomiczne – puste biurka to obraz współczesnych firm, które umożliwiają elastyczne formy pracy, ale jeszcze nie dostosowały do nich swych siedzib. Zgodnie z analizami, wskaźnik poziomu zajętości biurek w organizacjach wynosi 45%. Oznacza to, że przez ponad 55% czasu pracy – stanowiska te stoją puste, a każdy metr kwadratowy niewykorzystanej przestrzeni to zbędne koszty dla pracodawcy. Desk-sharing redukuje ten problem – mniejsza liczba biurek niż pracowników pozwala zaoszczędzić przestrzeń i spożytkować ją na przykład na inne strefy.
Wprowadzenie desk-sharingu to duże wyzwanie dla firmy. Wiąże się ze zmianą nawyków i filozofii pracy, sposobu zarządzania (zespół staje się rozproszony), obiegu informacji czy sposobów komunikacji. Wymaga także zmiany technologicznej i przede wszystkim innej aranżacji przestrzeni biurowej.
Decyzja o tym, czy wprowadzić desk-sharing do firmy, powinna być poparta szeregiem analiz. Niewątpliwie wśród aspektów, które należy zbadać, jest styl pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych i poziom wykorzystania biurek w poszczególnych działach. Szczegółowe dane są kluczowe także w późniejszym procesie – projektowaniu przestrzeni biurowej. Jest to istotne, bowiem projekt aranżacji musi być w pełni dopasowany do specyfiki firmy. Docelowi użytkownicy biura – pracownicy – powinni w nowym biurze mieć dostęp do wszystkich niezbędnych dla nich stref pracy. Co więcej, strefy te muszą być optymalnie ulokowane i zaprojektowane w odpowiedniej ilości.
Równolegle do twardych procesów, jakimi są analizy i projektowanie przestrzeni, powinny toczyć się miękkie działania. Należy przygotować pracowników do nowego stylu pracy, nauczyć ich, jak korzystać z nowej przestrzeni, a kadrę menedżerską wyposażyć w wiedzę i umiejętności skutecznego zarządzania w nowym środowisku. Całość działań z obszaru zarządzania zmianą (Workplace Change Management) warto współprowadzić z zewnętrznymi konsultantami, będącymi ekspertami z tego zakresu i wdrażającymi takie zmiany na co dzień.
Artykuł opublikowany oryginalnie na łamach magazynu „Up^Stream" (08/2018)