Pierwszym krokiem tworzenia projektu nowego biura powinno być zastanowienie się, czego oczekujemy od nowej przestrzeni, co może ona dać organizacji. Odpowiedź na to pytanie jest o wiele prostsza, kiedy pomaga udzielić jej osoba mająca świeże spojrzenie. Dlatego podczas projektowania nowego biura warto korzystać ze strategii Workplace. Zakłada ona powstanie projektu przestrzeni biurowej na podstawie badań i analiz przestrzeni pracy przeprowadzonych przez zewnętrznych konsultantów. Zyskujemy wtedy pewność, że w nowym biurze znajdą się rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji, co także korzystnie wpłynie na efektywność i komfort pracy.
Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał.
Ewaluacja – po co i jak
Przebieg procesu ewaluacji zależy od celów projektu nowego biura. W badaniu ewaluacyjnym możemy sprawdzić wiele aspektów: czy zamierzone cele projektu zostały osiągnięte, czy użytkownicy nowej przestrzeni dobrze się w niej czują, jak biuro na nich oddziałuje. W przypadku ewaluacji nakierowanej na budowanie wiedzy – jak przebiegał projekt, jak można go usprawnić i, zważywszy na specyfikę organizacji, na co zwrócić szczególną uwagę następnym razem, ponieważ prędzej czy później czeka nas kolejna przeprowadzka. W zależności od celów ewaluację przeprowadza się za pomocą jakościowych i/lub ilościowych metod badawczych. Są to badanie ankietowe, obserwacja uczestnicząca, wywiady, statystyczna analiza danych zastanych. Jeśli zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badań i analiz przestrzeni pracy przed rozpoczęciem projektu, ewaluacja może także polegać na porównaniu wyników sprzed i po zmianie biura (tzw. pre- i post test).
Ewaluacja jako odpowiedzialność
Każde działanie biznesowe podlega ewaluacji. Warto, by projekt nowego biura też jej podlegał. Daje to mnóstwo korzyści. Dzięki ewaluacji dowiemy się, czy nasi pracownicy dobrze się czują w nowym biurze. Zostało ono zaprojektowane z uwzględnieniem ich potrzeb i sugestii, ale nie każde rozwiązanie, które dobrze wygląda na kartach projektu, sprawdzi się w rzeczywistości. Czasami wystarczy dokonać drobnej korekty w realizacji nowego biura, paru poprawek w wykończeniu czy wyposażeniu przestrzeni i poziom satysfakcji znacząco się poprawi. Niskim kosztem można przeprowadzić zmianę, która uchroni nas przed spadkiem efektywności pracy lub nawet zwiększeniem rotacji pracowników.
Sprawdzenie, czy pracownik jest zadowolony z nowego biura, niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść – pozwala budować pozytywny wizerunek pracodawcy. Jednak wykazanie takiej troski o pracownika ma sens jedynie wówczas, gdy organizacja faktycznie zaangażuje się w proces ewaluacji i kolejnych zmian. Musi wykazać się gotowością do słuchania ludzi oraz do zaspokojenia ich potrzeb. Pytając ich o zdanie, zobowiązujemy się do wprowadzenia ewentualnych usprawnień.
